Googleフォームを活用してマーケティングを実施することは多く、顧客の情報やイベント前のリサーチなどで利用されます。
情報を集めることで効果的なマーケティングを実施できるケースも多く、Googleフォームが施策内で重要な役割を担うことも少なくありません。
一方で「Googleフォームで集めた送信履歴や情報が効率的に管理できない」と悩む担当者の方も多いです。
本記事ではGoogleフォームで送信履歴を確認し、効率的に管理する方法を紹介します。
目次
Googleフォームについて
Googleフォームは、オンラインでアンケートやクイズを作成し、収集するツールです。Googleフォームを使用することで、簡単かつ効率的にデータを集計できます。
GoogleフォームはGoogleドライブと連携しており、リアルタイムでデータが保存されます。送信された回答も自動で集計されるため、データの保存に楽です。さらに、表やグラフとして視覚的に結果を確認できるので、分析がしやすいという利点があります。
また、Googleフォームはスマホやタブレットからでもアクセス可能です。そのため、場所を問わずにデータを収集や保存でき、利便性も高いです。
Googleフォーム送信履歴は基本的に確認できない
Googleフォームで送信した履歴については、基本的には確認できません。そのため、Googleフォームを送った上で
送信履歴を適切かどうかは判断できません。
しかし、フォームを作成する管理側の設定によって確認できるケースがあります。ここからは2つの送信者が入力した情報を閲覧できる条件を紹介します。
Googleフォーム設定者が回答のコピーを回答者に送信できる
Googleフォームを設定する場合、下記の設定で回答者のメールアドレスに回答のコピーを送ることができます。
- Googleフォームを開き、タブの「設定」をクリックする
- 「回答のコピーを回答者に送信」をオンにする
Googleフォームを設定する場合、上記の設定で送信ミスなどのトラブルを避けることが可能です。送信できたことも回答者に伝わるため、回答者と設定者の連携ミスが圧倒的に減ります。
Googleフォーム設定者が編集を許可していると確認できる
Googleフォームを設定する側が設定上で編集を許可している場合は、送信者がフォーム回答を編集することで確認できます。
こちらもフォーム設定者によって編集の可否が決定するので、送信者側がコントロールできる部分は少ないです。
Googleフォームの設定変更は下記のとおりです。
- Googleフォームを開き、タブの「設定」をクリックする
- 「回答の編集を許可する」をオンにする
またすでにURLを削除している場合もフォームを入力していたURLを入力できる場合もあるので、フォームURLに再度アクセスすることをおすすめします。
【作成者向け】Googleフォームの回答を保存・管理する方法
Googleフォームを使用してアンケートや調査を行う際に、送信履歴を確認する方法は知っておかなければいけません。フォームを設定するにあたって、必要なデータ収集をしつつ効果的な施策を生み出さなけばいけないからです。
また、長期的な期間でデータを集めていくGoogleフォームもあるため、長期的なデータ管理の方法までしておく必要があります。
ここからはGoogleフォームの送信履歴を確認する方法について詳しく解説していきます。
スプレッドシート連携を使った方法
Googleフォームとスプレッドシートを連携させることで、簡単に確認できます。
まず、フォームの編集画面で「回答」をクリックし、スプレッドシートアイコンを選択します。これにより、自動的にスプレッドシートが生成され、送信されたデータがリアルタイムで記録されます。
生成されたスプレッドシートを使ってデータのフィルター設定や並び替えを行うことで、特定の情報を確認できます。
また、スプレッドシートの機能を利用して、グラフやピボットテーブルを作成することも可能でより視覚的にデータを分析できます。
スプレッドシートを共有することでチーム単位でのデータ管理が可能となるため、企業への導入施策としてもおすすめです。
フォームの回答チェック機能を活用
Googleフォーム自体にも、送信履歴を確認するための便利な回答チェック機能が備わっています。
まず、フォームの編集画面で「回答」タブをクリックします。
ここではすべての回答を一覧で確認できます。回答の詳細を個別に確認することができるため、特定のユーザーの回答内容をすぐに把握することが可能です。
また、集計されたデータをグラフ形式で表示する機能もあります。これにより、全体の傾向やパターンを視覚的に捉えられます。
さらに、「個別の回答を削除」や「データをダウンロード」といったオプションも利用できます。
これにより、必要な情報だけを抽出して管理することが簡単になります。このように、Googleフォームの回答機能を有効活用することで、効率的なデータ管理が実現します。
【送信側】Googleフォームで送信する際にフォーム情報を保存・管理しておく方法
ここまではGoogleフォームを管理する側の基準で対策を紹介しました。一方で、送信側でもフォームの情報を管理する方法があります。
フォーム入力の内容が重要な場合は送信側も内容を保存しておくことで、送った内容にミスがないか自分で確認できます。
ここからはGoogleフォームで送信する回答者がフォーム情報を保存しておく方法を紹介します。
スクリーンショットをとっておく
Googleフォームの送信履歴を確実に残しておきたい場合、スクリーンショットを撮影しておくことをおすすめします。
特に、送信後に確認画面が表示されないタイプのフォームや、後から履歴を確認できない場合に役立ちます。
スマートフォンやPCのスクリーンショット機能を活用し、回答内容や送信完了画面を画像として保存しておきましょう。これにより、送信内容を見直したいときや、送信証拠が必要な場面でも安心です。
フォーム管理者にメールで確認する
もしGoogleフォームの送信履歴が確認できない場合、フォームの管理者に直接メールで問い合わせるのも一つの方法です。
問い合わせ時には、以下の情報を伝えるとスムーズです：
- 送信日時
- フォームのタイトルやURL
- 自分が入力した主な内容（例：名前、メールアドレス）
管理者側で送信履歴を確認し、再度回答を共有してもらえる場合があります。特に、応募フォームや申し込みフォームなど、重要な情報を送信した際には早めに確認しておくと安心です。
別の回答を送信する
もしフォーム管理者と連絡が取れるのであれば、フォームURLにアクセスし「別の回答を送信する」をクリックしましょう。
二重の回答になってしまいますが、新規で正確な回答ができるので入力ミスを修正できます。
その一方で二重での回答となるのでフォーム管理者に一報の連絡を入れる必要があります。
Googleフォームの送信履歴を復元する方法
Googleフォーム自体には「削除した送信履歴を復元する機能」は備わっていません。しかし、Googleスプレッドシートと連携している場合、次の手順で過去の履歴を復元できます。
- Googleスプレッドシートのバージョン履歴を使用
「ファイル」→「バージョン履歴」→「バージョン履歴を表示」から、過去のデータを確認可能。 - Googleドライブのゴミ箱から復元
スプレッドシートやフォーム自体を誤って削除した場合、Googleドライブのゴミ箱から復元できます。 - 回答者に再度入力を依頼
回答者の情報が把握できている場合、再度フォームを送付し、再提出をお願いするのも1つの手です。
スプレッドシートにさえ記録されていれば、基本的に記録は続いていくため、データが削除される可能性は低いです。
一方で、スプレッドシートが消えてしまった場合やデータが消えてしまった場合、気が動転しているケースもあるため、上記の方法を覚えておきましょう。
Googleフォームの送信履歴を削除する方法
Googleフォームに集まったデータですが、諸事情によって削除しなければいけないパターンも存在します。そのため、集まったデータの削除方法について知っておく必要があります。
Googleフォームに集まった送信履歴を完全に削除する手順は下記のとおりです。
- 「回答」タブを開く
削除したいフォームを選び、「回答」タブを表示します。 - 個別に削除する場合
「個別」タブから、特定の回答を選択し、「削除」ボタンをクリック。 - すべての回答を削除する場合
「回答の設定」アイコン（⚙️）から「すべての回答を削除」を選択。 - Googleスプレッドシートのデータも削除する場合
連携しているスプレッドシートから、該当する行やシートを手動で削除します。
スプレッドシートのデータを削除することで、データを完全に削除できます。データを完全に削除するタイミングは少ないものの、守秘義務に関わる内容に触れる機会も多いため、削除方法も覚えておきましょう。
Googleフォームの送信履歴の確認におけるよくある質問
Googleフォームの送信履歴についてあらゆる角度から確認する手段を紹介しました。一般的に設定者であるフォーム管理側が設定することによって、フォームの回答履歴が確認の可否が設定できます。
一方で、選定者側が設定しないと回答者側がフォームの結果をチェックできません。フォーム管理者に対してチェックするためにはメッセージを送るしかありません。スムーズなやり取りをするためにも設定者は注意しましょう。
Googleフォームには他にも細かな設定ができるため、よくある浮上する質問を理解しておく必要があります。
ここからはGoogleフォームの送信履歴を確認する上でよくある質問を紹介します。
回答を複数の管理者と共有する方法は？
回答をGoogleスプレッドシートにエクスポートし、シートの共有機能を使うのが便利です。
共有設定で「閲覧のみ」や「編集可能」など、権限を設定して安全に保存できます。
Googleフォームの送信履歴を一括ダウンロードする方法は？
送信履歴をGoogleスプレッドシートにエクスポートした後、シートをCSV形式やExcel形式でダウンロードできます。
「ファイル」→「ダウンロード」→「CSV形式 (.csv)」を選択してください。
送信履歴を長期的に保存するには？
データの長期保存にはGoogleスプレッドシートに保存して、定期的にバックアップをダウンロードする方法などがあります。
回答データをクラウドストレージに自動連携させるなどもおすすめの手段です。
送信履歴をチャートやグラフで可視化することはできますか？
Googleスプレッドシートにエクスポートしたデータを使って、グラフ機能（棒グラフ、円グラフ、折れ線グラフなど）を作成できます。
また、Googleデータポータル（Looker Studio）を使えば、より高度なレポートやダッシュボードの作成も可能です。
Google フォームの回答を閲覧のみ可能な状態で共有したいです
Google フォームに集められた回答を閲覧のみ可能な状態で共有するには、「回答」タブからスプレッドシートアイコンをクリックします。
スプレッドシートのアクセス権限を「閲覧者」に設定すれば回答の閲覧のみ共有可能です。
Google フォームにはユーザーを共同編集者として追加できますが、質問の追加・削除などもできてしまうため、回答の閲覧のみを目的にするのであればスプレッドシートの共有かスクリーンショットの共有がおすすめです。
まとめ
本記事ではGoogleフォームの回答履歴の確認方法を紹介しました。
回答履歴を確認する送信者側での確認方法はフォームの設定によって異なります。フォームURLに訪れて編集できたり実際にメールで回答履歴が送られてきたりする設定がされている場合は、そちらに従いましょう。
一方で現状で対策がない場合はフォーム管理者に連絡するのが一番早いです。フォーム管理側であれば、フォーム結果をすべて理解できるとともに編集も可能となります。
フォーム管理者の連絡先などを調べた上で必要な対策をとり、フォームの送信履歴をチェックしましょう。
Googleフォームだけじゃない！？
おすすめの無料フォームサービス
世の中にはGoogleフォーム以外にもおすすめのフォームサービスがあります。Googleフォームで使いにくい部分やGoogleフォームではできない機能もたくさんあっておすすめですよ！しかもこれらのサービスは無料で使うことができます。
【おすすめNo1】スグフォーム（SuguForm）
スグフォーム（SuguForm）は『スグ』にフォームが作れるというキャッチコピーの通り予め用意されているテンプレートから選んで自分好みにカスタムするだけで簡単にフォームが作れてしまいます。使える機能も豊富で、フォームの作成数や項目数が無制限、フォームの送信数や回答データの保存数も制限なし、ファイルアップロード（添付ファイル）OK、自動返信、パスワード設定、公開期間の設定、回答できる上限数の設定もできます。
【おすすめNo2】フォームズ（formzu）
フォームズ（formzu）はトップページにメールアドレスを入れるだけでフォームが作れてしまうサービスです。テンプレートもいくつか用意されており問い合わせフォーム以外にもアンケートや資料請求フォームなども作れます。
【おすすめNo3】Tayori（タヨリ）
Tayori（タヨリ）はビジネス向けのサービスで問い合わせフォームはもちろんFAQ、チャット、アンケートの作成もでき、顧客の管理もできるサービスです。
Tayoriのポイントとしては管理画面から直接メールの返信ややり取りができる機能があることです。フォームから得られた顧客情報をTayori内で管理できてしまう便利なサービスです。
フォームのデザインもスッキリしていてどんなサイトにもマッチしやすいです。